Die Auswahl der Programme und Super-Tools ist unendlich und ständig kommen neue Programme dazu, die dir versprechen, noch besser, effizienter, schneller, genauer zu arbeiten. Ständig gibt es neue Features, superkluge KI-Integrationen und außerdem läuft über Automatisierung und die passenden Schnittstellen alles Hand in Hand… Manchmal möchte man eine simple Anleitung haben. Natürlich habe ich mich bei Kollegen umgehört, aber fast alle haben andere Programme verwendet. Ich musste also selber schauen, was für mich passt, was sich an meinen Prozess anpassen lässt und dennoch flexibel genug ist.
Die Wahl der Software kann wirklich überfordern. Nicht jeder hat Zeit, alle Testversionen auszuprobieren. Manchmal weiß man erst im Nachhinein, dass man eine Funktion benötigt. Und manchmal sind die idealsten Lösungen zu Beginn so unzugänglich, dass man gleich abgeschreckt wird.
In meiner Arbeit schaue ich mich nicht nur nach passenden Lösungen für unser Büro um, sondern arbeite mich auch für Kunden in ausgewählte Programme ein. Ich habe mir dafür ein paar Methoden zurecht gelegt, mit denen diese Phase besonders angenehm und stressfrei abläuft.
1. Klare Prioritäten setzen
Du suchst nach einem neuen Programm? Warum? Was stört dich an deiner bestehenden Lösung, bzw. was fehlt dir? Oder vielleicht hast du noch keine, möchtest aber unbedingt bestimmte Ziele erreichen. Mach dir vor der Suche bewusst, was dein Ziel bei dieser Recherche ist.
Der Fokus sollte klar auf deinr Problemlösung liegen – lass dich nicht von coolen Funktionen und Gimmicks ablenken, die dir das Marketingteam der Software vorstellt. Manchmal ist weniger mehr. Diese zusätzlichen Funktionen sind nur gut, wenn das Programm ansonsten für deine Zwecke genau das Richtige ist.
Mit deiner Liste an Anforderungen kannst du nun schon einige Programme abhaken und aus deiner Auswahl kicken. Andere kommen in die engere Auswahl, bis diese immer kleiner wird.
2. Fokus auf das Lernbare, sei fair zu dir
Programme eignen sich immer für bestimmte Nutzergruppen und knüpfen an eine bestimmte Vorerfahrung an. Und manchmal bringst du diese Vorerfahrung nicht mit und es wäre viel zu viel Arbeit, sich diese vorab anzueignen.
Du möchtest einen leichteren und effizienteren Ablauf? Ist es dann sinnvoll, wenn du dich 6 Monate in das Programm einarbeiten musst, um am Ende minimal schneller zu arbeiten? Vielleicht. Vielleicht gibt es aber auch eine andere Lösung, die intuiver und zugänglicher ist.
Statt jeden Trend mitzumachen, konzentriere dich auf Technologien, die du leicht erlernen und in deinen Arbeitsablauf integrieren kannst. Setze auf Tools, die deine Effizienz steigern, ohne dabei einen enormen Lernprozess zu erfordern. Dies erleichtert die Anpassung und bewahrt dich vor Überforderung und einem riesigen Frust.
3. Regelmäßige Auszeiten einplanen
Ich kenne das, du möchtest das neue Programm direkt perfekt beherrschen, schaust dir Tausend Videos und Tutorials an, hast bereits fast alle Bewertungen und Beiträge gelesen und versuchst nun seit Stunden, alle Funktionen zu verstehen.
In jedem Lernprozess müssen wir die Inhalte im Kopf reifen lassen, ein paar Nächte darüber schlafen und nach einer Weile bemerkt man zufällig, dass man die neue Sache plötzlich richtig gut beherrscht. Stress dich also nicht! Dein Kopf braucht Auszeiten mindestens genauso sehr wie die Übung selbst.
Vermeide es, rund um die Uhr mit Technologien zu arbeiten. Plane bewusste Auszeiten ohne Bildschirmzeit ein, um abzuschalten und Energie zu tanken. Das kann helfen, die Stressbelastung zu verringern und verhindert, dass Technologien zur permanenten Belastung werden.
4. Technologie-Detox durchführen, Offline Arbeiten
Zu Beginn meiner Selbständigkeit habe ich fast Tag und Nacht vor dem PC gesessen. Jeden kleinen Schritt wollte ich mit irgendeinem Programm abbilden, alles sammeln und möglichst sinnvoll aufsetzen. Nach einigen Monaten habe ich die Quittung dafür bekommen – die Augen taten weh, ich war komplett ausgelaugt und sobald ich einen Bildschirm gesehen habe, wurde mir schwindelig.
Ich wurde fast schon neidisch auf diese glücklichen Menschen, die draußen arbeiten, die unter Menschen sind und irgendetwas mit ihren Händen schaffen. Ich machte ja hauptsächlich genau das Gegenteil.
Schnell hab ich mir überlegt, was ich verändern kann, damit ich weniger Zeit vor dem Bildschirm verbringen kann, ohne einfach weniger zu arbeiten. Und relativ schnell hab ich dann ganze Bereiche gefunden, die überhaupt nicht am PC stattfinden müssen.
Technologie ist dazu da, um Daten zugänglich zu machen, repetitive Aufgaben zu erleichtern, Arbeitsschritte zu sparen. Nicht alles muss mit Programmen geschehen. Kreative Aufgaben zum Beispiel können auch mal offline stattfinden.
Ich habe begonnen, meine Ideen auf Blätter zu kritzeln, wenn mir das beim Visualisieren hilft. Wenn es um Brainstorming vor Strategien oder so ging – Stift und Papier! Eine Kundenwebsite designen und planen? Auch das geht im ersten Schritt mit Stift und Papier.
Sehr schnell haben sich genau diese Schritte viel weniger nach Arbeit angefühlt und ich konnte damit aktiv dem Bildschirm-Burnout entgegenwirken. Wenn die Idee gereift ist, kann ich schließlich alles einmal ins System einpflegen, statt es dort zu entwickeln und zig mal zu überarbeiten.
Du kannst deine Arbeit nicht teilweise offline ausführen? Auch regelmäßige Auszeiten, Ortswechsel, ganze Detox-Tage ohne digitale Geräte oder einfach der regelmäßige tiefe Fokus auf Offline-Tätigkeiten kann schon super helfen.
5. Schulungen und Support nutzen mit klaren Fragestellungen
Super häufig hab ichs so gemacht: Ich wollte etwas Neues lernen und hab mir dazu erstmal Tutorials angeschaut. Stundenlange Führungen durch alle Funktionen und Möglichkeiten. Vieles bleibt hängen, aber eigentlich habe ich an dieser Stelle noch nichts selbst ausprobiert. Das theoretische Wissen jetzt in die Praxis umzusetzen – dazu muss ich dann nochmal Schritt für Schritt durch die Erklärungen gehen.
Dieser Prozess nimmt so viel Zeit in Anspruch. Du kannst das Ganze abkürzen, in dem du dich wieder auf unseren ersten Punkt besinnst: Klare Prioritäten setzen.
Statt dich in „Die wunderbare Welt der zigsten Projektsoftware“ einführen zu lassen, beginn bei dir und deinen Anforderungen. Arbeite dich durch die Testversion. Versuch deinen Prozess abzubilden und schaue, ob alles deinen Wünschen entspricht und ob du innerhalb des Prozesses zusätzliche nützliche Tools findest, die dir helfen. Aus diesem Durchgang ergeben sich deine Fragen, die du am besten kurz notierst.
Wenn du deinen Fragenkatalog hast, wird es jetzt Zeit, sich die Tutorials, Webinare und Kundenschulungen anzusehen. So kannst du auch gezielt zu den Stellen springen, die für dich relevant sind, ohne dich von dem ganzen Chi Chi drumherum ablenken zu lassen.
6. Fokus statt Multitasking: Achtsame Arbeitspraktiken entwickeln
Multitasking kann dich ganz schön fertigmachen. Das Konzept von Achtsamkeit setzt hier ein und legt uns nahe, sich wieder auf die eine gerade ausgeführte Tätigkeit zu fokussieren. Wenn du achtsame Arbeitsmethoden umsetzt, konzentrierst du dich auf das Hier und Jetzt.
Ich sag dir, das macht wirklich so einen Unterschied! Die Angst, nichts zu vergessen, alles zu jeder Zeit zu bedenken und möglichst viel gleichzeitig zu machen führt meistens vor allem zu einem schlechten Ergebnis, extremen Stress und damit gerade nicht zu deinem Ziel, alles unter einen Hut zu bekommen.
Manchmal muss man akzeptieren, dass man gerade 50 verschiedene Aufgaben machen müsste, aber man in diesem Moment nur diese eine Aufgabe sorgfältig erledigt.
Warum helfen dir diese Methoden über Technikstress hinweg? Der Computer kann eine Ablenkungsmaschine sein und wir verbringen oft die eigentliche Arbeitszeit, die Pausen zwischendrin und die ganze andere Zeit an irgendeinem Bildschirm. Um hier auszubrechen und Technik als Mittel statt als Unterhaltungstool oder Selbstzweck zu sehen, braucht es Erkenntnis und Fokus. Achtsame Methoden setzen genau hier an.
Praktiziere achtsame Arbeitsmethoden, indem du bewusst im Hier und Jetzt bleibst. Setze klare Arbeitszeiten, begrenze Multitasking und lasse dir Zeit für Pausen. Dies hilft, Überforderung zu minimieren und fördert eine nachhaltige Produktivität.
Fazit
Techniktools und Programme bereichern unsere Arbeitswelt enorm, aber manchmal bringen sie uns zur Weißglut. Mein Ziel war es immer, die Tools zu meinen Zwecken zu nutzen und mich nicht von ihnen und ihren Funktionen lenken zu lassen. Mit den Methoden schaffst du es, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu lenken. Die Balance zwischen Produktivität und Technikbewältigung zu finden, ist möglich, wenn klare Prioritäten gesetzt, bewusste Pausen eingeplant und achtsame Arbeitspraktiken entwickelt werden.
Vermeide den Drang, jeden Trend mitzumachen, und konzentriere dich auf die Tools, die deinen individuellen Bedürfnissen entsprechen. Auf diese Weise kannst du Ruhe bewahren, effektiv arbeiten und die digitale Welt als unterstützendes Element für deinen Erfolg nutzen.
Am Ende darfst du außerdem nicht vergessen: Das Tool ist viel weniger wichtig als die Tätigkeit selbst. Du willst Projekte gut managen? Ein Tool kann dir helfen, aber das eigentlich Managen kommt von dir und kann auch ohne jedes Tool stattfinden. Du willst Dinge kreieren? Cool, auch hier gibt’s unterstützende Programme, aber brauchen tust du kein einziges! Vergiss zwischen all den Tools und Programmen nicht, dass es viel mehr auf Machen ankommt.
