Als Selbständige haben wir viel zutun: Von der Kundenakquise bis zur Rechnungsstellung, alles liegt irgendwie in unseren Händen. Aber was, wenn du einen Teil dieser Arbeit einfach automatisieren könntest? Das bedeutet, dass du wieder mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben hast, während wiederkehrende Prozesse im Hintergrund erledigt werden.
In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie du als Selbständige Automatisierung in deinem Business nutzen kannst, um effizienter zu arbeiten.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung bedeutet, dass du wiederkehrende Aufgaben und Prozesse so einrichtest, dass sie ohne dein direktes Eingreifen ablaufen. Das kann durch den Einsatz von Software, Tools oder Workflows geschehen, die deine Arbeit vereinfachen und schneller machen. Das Ziel ist es, Zeit und Energie zu sparen, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Im Grunde brichst du Aufgaben auf dieses Prinzip herunter:
Wenn a geschieht, dann soll b ausgeführt werden.
Für Selbständige und Kreativunternehmer ist Automatisierung besonders wichtig, weil du oft alleine arbeitest und keine große Assistenz hast. Mit den richtigen Automatisierungen kannst du dein Business effizienter gestalten und dich auf kreative Projekte fokussieren.
Was kann ich automatisieren?
Zuerst solltest du dir überlegen, welche Aufgaben in deinem Business wiederholt und zeitaufwändig sind. Diese sind oft ideale Kandidaten für die Automatisierung. Hier ein paar Beispiele:
- E-Mail-Marketing: Das Versenden von Newslettern, die Begrüßungs-E-Mails für neue Abonnent/innen oder Follow-Up E-Mails.
- Kundenkommunikation: Automatische Antworten auf E-Mails oder Chatbots, die einfache Fragen beantworten.
- Zahlungsprozesse: Rechnungen automatisch erstellen und Zahlungen direkt verarbeiten lassen.
- Terminvereinbarungen: D Kalender automatisieren und Kunden Termine buchen lassen – ohne dass du ständig hin- und herschreiben musst.
- Soziale Medien: Posts und Social-Media-Content im Voraus planen, sodass du nicht täglich manuell alles posten musst.
Wahrscheinlich gibt es noch zahlreiche solcher Fälle in deinem Geschäft. Es lohnt sich, alle wiederkehrenden Aufgaben zu durchdenken. Je mehr Prozesse du automatisierst, desto mehr Zeit gewinnst du für deine kreativen oder strategischen Aufgaben.
Was brauche ich für eine Automatisierung?
Es gibt viele Tools, die dir dabei helfen können, dein Business zu automatisieren. Einige davon sind so einfach zu bedienen, dass du sie ohne technische Vorkenntnisse nutzen kannst. Hier sind einige beliebte Tools, die für Selbständige besonders nützlich sind:
- Zapier: Damit kannst du Apps miteinander verbinden und Workflows automatisieren. Zum Beispiel: Wenn jemand ein Kontaktformular auf deiner Webseite ausfüllt, wird automatisch eine E-Mail an dich gesendet oder die Kontaktdaten in deinem CRM gespeichert.
- Mailchimp oder ConvertKit: Diese E-Mail-Marketing-Tools ermöglichen es dir, Newsletter und automatisierte E-Mail-Sequenzen zu erstellen, die versendet werden, sobald sich jemand in ein Formular einträgt.
- Calendly oder MS Bookings: Mit Calendly oder Bookings kannst du automatische Terminvereinbarungen für Gespräche und Meetings einrichten. Deine Kunden wählen einfach einen Termin, der in deinen Kalender passt.
- Asana, Clickup, Trello: Diese Projektmanagement-Tools können dabei helfen, deine Workflows zu organisieren und Aufgaben automatisch zuzuordnen und zu delegieren.
- Lexoffice oder BuchhaltungsButler: Mit diesen Buchhaltungs-Tools kannst du Rechnungen automatisch erstellen und Zahlungen überwachen.
Wähle die Tools, die zu deinem Business und deinen individuellen Bedürfnissen passen. Die meisten dieser Tools bieten günstige Einstiegsmöglichkeiten, sodass du mit kleinen Budget starten kannst.
Was sind gute Business-Automatisierungen für den Start?
Wenn du gerade erst anfängst, dein Business zu automatisieren, solltest du mit den einfachsten und zeitsparendsten Automatisierungen beginnen. Hier einige gute Einstiegsmöglichkeiten, die ich sehr früh in mein Geschäft integriert hab:
- E-Mail-Marketing-Automatisierung: Wenn du regelmäßig mit deiner Community kommunizierst, solltest du mit einem automatisierten E-Mail-Newsletter beginnen. Tools wie brevo, Mailchimp oder ConvertKit bieten einfache Möglichkeiten, eine Willkommens-E-Mail-Serie zu erstellen.
- Automatische Rechnungsstellung: Nutze Software wie LexOffice, um deine Rechnungen automatisch zu erstellen und zu versenden. So sparst du dir die manuelle Arbeit und behältst den Überblick über deine Finanzen.
- Terminbuchungen: Mit Calendly oder MS Bookings kannst du deinen Kunden ermöglichen, direkt in deinem Kalender zu buchen. Das spart dir ständiges Hin- und Herschreiben.
- Social-Media-Planung: Tools wie Plann oder Planoly ermöglichen es dir, deine Social-Media-Posts im Voraus zu planen und automatisch zu veröffentlichen. Außerdem kannst du Feeds planen und Daten überwachen.
Starte ruhig klein, aber wähle am besten Automatisierungen, die dir direkt Zeit und Mühe sparen.
Das solltest du beim Automatisieren beachten
Automatisierung kann eine große Zeitersparnis bedeuten, aber es gibt einige Dinge, die du beachten solltest:
- Menschlichkeit bewahren: Automatisierung ist ein tolles Werkzeug, aber achte darauf, dass deine Kommunikation trotzdem authentisch und persönlich bleibt. Deine Kunden schätzen den persönlichen Kontakt. Automatisiere lieber Bereiche, in denen der direkte Kontakt keine Rolle spielt.
- Überwachung: Auch wenn viele Prozesse automatisiert laufen, solltest du regelmäßig überprüfen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Automatisierungen müssen hin und wieder aktualisiert oder angepasst werden.
- Langsame Einführung: Überfordere dich nicht. Führe nach und nach Automatisierungen ein, anstatt alles auf einmal umzusetzen. So behältst du den Überblick, lernst und kannst Fehler vermeiden.
- Testen: Teste deine Automatisierungen vor dem Live-Gang, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren und keine Fehler auftreten. Lass dir außerdem Feedback geben.
Fazit: Mit Automatisierung beginnen
Automatisierung ist ein kraftvolles Werkzeug, um als Selbständiger effizienter zu arbeiten und mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben zu haben.
Du musst nicht alles auf einmal automatisieren – beginne mit den einfacheren und zeitsparenden Aufgaben und erweitere deine Automatisierungen schrittweise. Tools wie Zapier, Mailchimp und Calendly helfen dir, deinen Arbeitsalltag deutlich zu erleichtern.
Denk daran, Automatisierung sollte dir das Leben erleichtern, aber nie die persönliche Note deines Business ersetzen.
